產品經理碎碎念 — 意見不同時,該如何進行對話?

Samuel
Oct 1, 2022

--

在開始閱讀文章之前,這篇文章是一篇會結合 2–3 本的書籍內容搭配個人的心得與實際案例,基於「意見不同,還是可以好好說(嗎)」這項議題展開討論的分享,有興趣的夥伴歡迎往下閱讀:)

團隊中產生意見不同基本上是個絕對會發生的狀況,這段時間隨著個人角色在工作上的變化,我開始需要更加頻繁的進行內外溝通與協調,常常需要針對團隊上的資源、目標和策略和其他夥伴進行各種激烈但健康的討論(笑)。認識我的朋友可能多少都知道我的個性,常常就是一個口無遮攔不小心就引發些不必要的誤會,痛定思痛的狀況下,前陣子開始特別研讀些和職場溝通、心理學相關的書籍:

  • 改變人心,贏得支持的奇蹟說服你
  • 別人怎麼對你,都是因為你說的話
  • 如何影響一個人(這本超讚 👍)
  • 意見不同,還是可以好好說

其中特別想要拿出來和各位夥伴分享「意見不同,還是可以好好說」這本書提供非常完整的觀點,Buster Benson 在書中分享了八種消除歧見的心理溝通技術,由認知焦慮到實際參與困難的議題,由淺入深的由心理學認知的角度,帶著你釐清從意見不同開始在你心中萌生的每個步驟;同時,書中搭配的範例也都滿實際的!當然囉,這幾本書的內容多少彼此都有些關聯性,有時間的話還是推薦給各位小夥伴。

內在聲音

首先,我們必須先認清自己所存在的「內在聲音」,這邊的內在聲音意指我們在面對焦慮時的預設反應,它可能源自於我們的原生家庭、生長環境和更廣義的文化價值;當我們與他人產生意見分歧時,由於這些內在的聲音,我們會不自覺開始產生焦慮的感受,在討論高度兩極化的議題時,更會促使我們藉由妖魔化意見相異的那群人來平衡內心的焦慮感,當然啦,藉由練習我們其實能夠學習聆聽這樣的內在意見,如果我們開始嘗試關注和自己對話的方式,就會發現焦慮情緒所自然引發的思考和感覺只是內在的聲音,對於最終該如何思考和感受,其實並沒有最後的決定權。

說得簡單些,發生分歧,產生焦慮,產生不適到採取行動完全是自然的反應,但我們在「由產生焦慮到採取行動」這個過程中還有許多能夠慢下腳步並轉化情境的方法。

書裡面特別介紹的四種內在聲音包含「權力之聲」、「理性之聲」、「逃避之聲」和「可能性之聲」,它並非一套完整的科學理論,但卻能匹配到我們日常生活、工作中的各種場景,前三種聲音可以部分解決當下的衝突,但可能僅僅是暫時性的解決方案,除此之外,每種聲音都會產生令人難以捉摸的副作用,持續存在並可能最終逆轉導致更糟糕的後果。書中附上的插圖很貼切(笑),分別代表著權力、理性和逃避背後可能存在的問題,權力之聲會引發潛藏的不滿與兩極分化;理性之聲以實用和效率之名,傾向優先考慮高成本,低影響的問題,它無法阻止非優先問題和未解決弱點的累積、合併,並產生更嚴重的後果;逃避之聲基本上無法解決衝突,即便他確實能讓你暫時逃脫衝突產生的焦慮與不適。

節錄自意見不同,還是可以好好說

重點關注在第四種聲音 — 可能性之聲,它強調不要直接做出三種聲音所促使我們的慣性行動,遠離自動暴衝的習慣,尋找其他可能讓衝突更有建設性的方法,畢竟…

意見不合可以是一種徵兆,指引我們尚未完全了解的事,要我們試著從衝突中學習,而非只是擺脫它

其實這個認知、分辨的過程和心理諮商師常常希望我們能「認識自己的情緒」非常類似,可以選擇用文字、聲音或圖像化的方式,引導自己由第三方的視角來檢視這些情緒, 善用認知偏見與它們對話產生真正的洞察力,但這個過程我也還在練習啦,畢竟面對衝突產生慣性暴衝是難免的吧(笑)。

衝突所產生的焦慮感

接下來,我們必須理解到「當我們重視的觀點遭受挑戰或質疑時,焦慮就會被觸發」,這是非常正常的!如果我們無法接受對方提出的新觀點,骨子裡的衝動就會躍躍欲試的想要採取行動,我們必須要學著「觀察」焦慮的原因是什麼?這是正常的單我們該學習阻止焦慮將分歧帶往錯誤的方向:

當你察覺到焦慮時,停下來問自己:我在擔心什麼是真的?什麼是有意義的?什麼是有用的?

如果產生焦慮的是「真實性」,是否存在著我們都信任的訊息來源可以提供解答?可信賴的訊息來源必須符合哪些條件?如果產生焦慮的是「意義」,那我們或許可以釐清為什麼它很重要?有哪些過往的經歷導致我們產生這樣的價值觀?如果你看重「有用與否」,可以探討什麼都不做的話會發生什麼事情?針對執行的結果有多少的信心?重點在釐清雙方焦慮的來源,藉由探討雙方各自的焦慮點並邁向順利溝通的結果,別緊張,先試著降低否認,減少急於證明它的想法,嘗試換個思維來看待事物。

節錄自意見不同,還是可以好好說

爭執常常會發生在雙方的焦慮根源不同,進而導致一方解決焦慮的策略其實並不適用於另一方,反而導致整個對話往更激烈的方向發展,如果我們能夠持續觀察焦慮是如何產生的,多少就能夠意識到雙方對於焦慮的認知並不相同,這樣或許能夠了解彼此意見不合的真正根源,尋找對雙方都有用的方法。所以!在面對焦慮時,先接受它的存在,看見對方的焦慮來源甚至邀請對方說出它的焦慮來源,藉此讓慣性衝突緩慢些,冷靜些,接著針對不同的「焦慮來源」依序找到可能產生共識的交集點。

善用認知偏見

我非常喜歡書中特別強調的一點「認知偏見,是為了解決大腦的問題而存在,並非是思維的錯誤,而是在許多方面都有幫助的捷徑」,所以我們必須先承認它,並且思考如何善用它。但同時也必須記得,是的,他們確實會產生副作用,但是如果我們不承認找不到其他方法可以解決偏見協助改善的問題,就無法消除副作用。

尤其當資訊超載的過程,我們往往更容易產生「誠實的偏見」,我們必須接受自己選擇的過程並未提供所有可能性公平的機會。接下來,我們就可以利用這項事實進行對話,探討如何選擇最佳工具與流程以減少大量選項,建立最佳的可能性組合。

但為什麼要認清這個過程呢?因為一旦我們理解這公平性是無法達成的,當他人指出過程不公時,我們就不會焦慮,因為我們早就清楚了解這件事情,我們不會產生防衛反應或者早就已經預期,同時可以利用他們的觀點來瞭解如何讓過程更加公平,但也請記得「永遠不可能完全公平」但我們的對話可以集中在如何權衡和限制的各種灰色領域,這個切角我真心覺得很棒!

請記得!不適是我們成長的關鍵,也是可取的感覺,當然,焦慮也是。這是關於想得到答案和想解決問題的想法,希望問題消失,刪除所有錯誤的地方並用正確的答案填補,解開謎題、解開分歧

讓問題存在心中,因為它指明我們成長的道路,我們需要「坦誠」偏見,因為它在意識和解決方案中提供一個特別的位置,使我們能夠對問題保持開放,且在不失去運作能力的狀況下,感受那種開放性帶來的不舒適;一旦我們接受自己的偏見,代表著..

  • 我承認我的觀點有局限性
  • 邀請不同觀點參與
  • 當別人指出我的盲點時,願意傾聽
  • 願意接受這個「無法避免」的不舒服感覺,將其視為成長的禮物

試著採用「強觀點,弱堅持」的做法吧!讓你的直覺引導出結論,無論有多麽的不完美,這就是「強觀點」的部分,但請不要忘記「弱堅持」的部分,證明自己錯了,提出具有創造力的質疑,找出不合適的訊息,最後你的直覺會帶出新的假設,找到一連串的錯誤預設,能夠用很快的速度提供各種實用且綜合團隊想法的結果。

人們總喜歡證明自己是對的,一個人一旦在內在建立了框架,他外在的行動就會受到框架的約束,那麼生命就很容易呈現於碌碌無為的狀態。

前陣子看到一段基於世界觀的論點,它強調「你認為的事實,只不過是一種信念」,地圖不是疆域,但是你的地圖就是你的疆域;每個人的內心都有一個對世界的認識和描繪,這種認知和描繪就叫世界模型,我們都會通過自己的世界模型來解讀這個世界,認爲自己頭腦中的世界模型就是真實的世界。

換句話說,人們認識世界的方法叫做世界觀,我們有什麼樣的世界觀,就會創造出什麼樣的世界。改變一個人的世界,可以從改變他的世界觀開始,還原他的世界觀,就由改變位置、改變時間的方式來進行。

說到這裡,我們該如何運用呢?

讓我們重新回到意見不同的場合,假如今天 All Heads 會議時,A 部門主管提出一個對於你來說非常不合理的要求,我們心中因此開始出現各式各樣的內在聲音,請注意引發我們焦慮的內在衝突,並且意識到由你的內在聲音中所引發的立即反應,我們需要注意每個觸發點的強度,有些可能非常小,有些可能導致立即性的爆炸(踩到雷),以這個案例來說其中可能包含…

  • 「你根本就不懂這件事情,為什麼會有這麼荒謬的需求?」- 權力之聲
  • 「我覺得站在機會成本的立場,這件事情根本就不成立」- 理性之聲
  • 「我好像有點懶得解釋,可以放棄嗎?」- 逃避之聲

但在即將吐出下一句話(髒話)前請先讓我們試著深吸一口氣,先誠實地坦承自己存在著偏見和盲點,暫時跳脫對方表達的語氣(我知道很難),同時優先釐清自己的焦慮究竟是什麼?

  • 原來我的焦慮是因為「我覺得我的專案管理方式被質疑了,他憑什麼,他又不懂」

由於我們已經意識到自己基本上絕對、肯定、百分之百的存在著偏見,在這樣的覺察下,我們能夠暫時把焦慮放在一旁,試著轉換視角藉由對方的觀點來獲得出乎意料的結果,嘗試提出些開放性的問題,或許可以給現況帶來些驚喜的答案。

  • 「喔!我從來沒有想過不同類型團隊的專案管理能夠採用相同的方式,或許可以一起來討論看看可以如何執行」

即便最終得到的答案可能沒有改變,但藉由這一系列的過程,我們擁有和不同觀點、領域的夥伴們蒐集意見的機會,並得到碰撞共同產生論點的價值,當然最重要的,可以達到我們所設定的目標:

意見不同,還是可以好好說話

呃…我必須承認說是一回事,做完全又是另外一回事,直到現在我也還在不斷的練習著如何不生氣 😂,但越是練習越會意識到這種覺察特別需要時間,畢竟我們用慣性的流程 20、30 年,如果能儘早意識到這件事情,或許能讓我們從 10 次爭執 1 次覺察開始,慢慢到 10 次衝突 10 次都能有意識地從中學習。

我是工程師背景出身又身在數位教育產業五六年,近期又投注大量時間在企業內部培訓上,對於書中這種好像有些摸不著邊際的理論常常會覺得特別不踏實(笑),但隨著日常的體悟吧,慢慢開始發現越是這種軟技能的理論,越需要藉由實際場景的置換,並搭配後續的反省和覺察甚至有意識地練習,才能夠真正從中學到些什麼吧。今天就先分享到這,每次都想要控制一下文字數量但默默地竟然就….,好啦,如果對於各位夥伴有些幫助的話請給我 50 個 👏,讓我們在這條路上一起學習吧:)

Hello,我是 Samuel,目前在 Hahow 好學校擔任 Head of Product。覺得分享和傳遞資訊這個行為能夠改變整個環境與業界氛圍,喜歡產品設計、教育、商業思維和攝影,有任何想法或者合作的機會都歡迎一起喝杯咖啡。Facebook:https//www.facebook.com/citysite1025
Instagram:https://www.instagram.com/citysite1025
Linkedin:https://www.linkedin.com/in/samuel-kao-87972482/

--

--

Samuel

Head of Product in Hahow / Software Engineer / Designer. Feel free to book me at https://calendly.com/samuel-kao/30min